In der heutigen digitalen Welt ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in Deutschland sind zunehmend verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen. Die STB Thilo Blome Steuerberatungsgesellschaft mbH möchte Ihnen einen umfassenden Überblick über E-Rechnungen geben und erläutern, warum sie für Ihr Unternehmen von Vorteil sein können.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt und übermittelt wird. Im Gegensatz zur herkömmlichen Papierrechnung wird die E-Rechnung elektronisch generiert, versendet und verarbeitet. Sie enthält alle erforderlichen Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Steuern – jedoch in einem maschinenlesbaren Format.
Warum E-Rechnungen?
Werfen wir einen Blick auf die Gründe und Vorteile von E-Rechnungen.
Rechtliche Vorgaben
Seit dem 27. November 2020 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren. Dies gilt für alle Rechnungen über Dienstleistungen oder Lieferungen im Rahmen öffentlicher Aufträge. Auch viele Unternehmen ziehen mittlerweile E-Rechnungen vor, um den administrativen Aufwand zu reduzieren.
Effizienzsteigerung
E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen. Durch den automatisierten Prozess entfällt das manuelle Scannen und Eingeben von Daten, was Zeit spart und Fehlerquellen minimiert. Dies führt zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung und verbessert Ihre Liquidität.
Kostensenkung
Die Umstellung auf E-Rechnungen kann erhebliche Kosteneinsparungen mit sich bringen. Papierkosten, Druckkosten und Portokosten entfallen weitgehend. Zudem reduziert sich der Aufwand für die Archivierung von Rechnungen erheblich, da digitale Dokumente einfacher gespeichert und verwaltet werden können.
Umweltschutz
Durch den Verzicht auf Papier leisten Sie einen Beitrag zum Umweltschutz. Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zur Schonung natürlicher Ressourcen bei und unterstützt nachhaltige Geschäftspraktiken.
Wie funktioniert die Erstellung einer E-Rechnung?
Nutzen Sie eine geeignete Software oder ein ERP-System, das die Erstellung von E-Rechnungen unterstützt. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format erstellt werden, das den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Die E-Rechnung kann über verschiedene Kanäle versendet werden, z. B. per E-Mail oder über spezielle Plattformen und Netzwerke, die den Austausch von E-Rechnungen unterstützen. Achten Sie darauf, dass der gewählte Übertragungsweg sicher und datenschutzkonform ist. Der Empfänger sollte eine Bestätigung über den Erhalt der E-Rechnung erhalten. E-Rechnungen müssen ferner gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten archiviert werden.
Ihr Partner bei Fragen rund um E-Rechnungen
E-Rechnungen sind ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung für Unternehmen aller Größenordnungen. Sie bieten zahlreiche Vorteile, darunter Kostensenkungen, schnellere Zahlungsabwicklungen und einen positiven Beitrag zum Umweltschutz. Die STB Thilo Blome Steuerberatungsgesellschaft mbH steht Ihnen gerne zur Seite, um Sie bei der Umstellung auf E-Rechnungen zu unterstützen. Wir helfen Ihnen nicht nur bei der Auswahl geeigneter Softwarelösungen, sondern auch bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter und der Integration in Ihre bestehenden Prozesse.
